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湖北民族学院采购管理暂行办法

宣传部 2016-10-24 11:22:17 民大医院
湖北民族学院采购管理暂行办法
 
第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校工程、货物、服务项目的采购与招投标行为,根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《政府采购非招标采购方式管理办法》和相关法规,结合学校改革发展实际,特制定本办法。
第二条 本办法所称采购行为,是指学校及校属各单位使用公用经费(含科研经费、托管经费)以有偿方式取得工程、货物和服务的行为。
第三条 本办法所指工程,是指基建、维修与装饰工程等,主要包括教学、科研、办公、生活用房及配套基础设施的勘测、设计、监理,新建、改建、装饰、装修等基础工程以及已使用建筑物和基础设施的拆除、维修、改造、装饰、装修等修缮工程、水电安装维修工程以及园林绿化工程等。
本办法所指货物,是指各种形态和种类的物品,包括教学科研设备设施、计算机软件、实验器材、教材、办公设备、医疗器械、实验药品、耗材、大宗物资、文献资源等。
本办法所指服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象,包括信息技术服务、电子资源使用、购买法律服务、会议服务、公务接待、商务服务、车辆维修和保养、公务车辆租赁、物业管理服务、保险服务等。
第四条 采购行为应遵循的原则
一、公开、公平、公正和诚实信用;
二、坚持国产、环保和节能优先;
三、廉洁高效、各负其责和相互配合;
四、预算控制、计划在先、集体研究、手续完善;
五、采购、管理和监督相分离。
第二章   组织机构与职责
第五条 学校采购行为实行统一领导、单位申报、归口管理、分类采购的管理模式。采购与招投标办公室代表学校行使采购职能。
第六条 项目申报单位主要职责
一、各单位行政主要负责人为该单位采购工作责任人。
二、各单位安排分管领导及工作人员负责采购及管理工作。
三、根据年度新增资产配置计划及财务预算,负责本单位采购申报、立项、论证等相关工作,拟定项目实施方案,落实资金来源,推荐用户代表监督评标专家的抽取、参与招标、评标等采购活动。
四、协助编制采购文件、拟订采购合同;负责监控与督查合同的履行,为采购项目提供收货、安装、调试、验货等基础性条件;协助资产管理部门做好国有资产采购项目登记、验收和入账等工作。
第七条 采购项目实行归口管理,归口管理分类如下:
资产管理处负责各类仪器设备、行政办公设备、家具、实验用品、消耗材料、文物及陈列品、软件采购、低值品、与资产有关的服务类等项目的立项申报、审核管理等相关工作。
后勤管理处负责工程类(含基建、水电、园林绿化、维修装饰等)、教材、后勤保障、与后勤有关的服务类等项目的立项申报、审核管理等相关工作。
图书馆负责纸质文献资源、电子文献资源及其它载体文献资源等项目的立项申报、审核管理等相关工作。
院长办公室负责公务接待、车辆保养维修、公务车辆租赁、会议服务、保险服务、购买法律服务等服务类项目的立项申报、审核管理等相关工作。
第八条 项目归口管理单位主要职责
一、指导项目申报单位的前期准备工作。
二、审核项目实施方案、政策依据、采购计划与标准、资金来源等;核实并确认采购文件的技术要求、商务要求、论证报告等项目申报材料的合理性、可行性和规范性。
三、协助采购与招投标办公室对招标项目的投标商进行资格审核、组织招标答疑和工程现场踏勘、编制招标答疑文件。
四、负责与中标商进行技术和商务谈判,代表学校拟定采购合同。
五、监督合同履行,按合同约定组织实施,负责项目验收工作。
六、根据单位职责,制定实施细则,明晰责权关系,规范业务流程。
第九条 相关职能部门主要职责:
发展规划处:根据学校发展规划,拟定年度内的工程、货物及服务类采购计划,报学校党委常委会或院长办公会审定,结合学校综合财力与预算安排,下达采购项目的立项批复;负责项目实施过程中的变更、调整和撤销等相关工作。
采购与招投标办公室:负责学校采购日常工作;负责编制与审定采购文件,确定采购方式,遴选、监管招标代理机构;对学校集中采购招标进行现场监督,对学校相关部门采购行为进行监管;完成学校自行采购的招投标等工作。
财务处:负责采购项目预算安排与监督执行,按规定办理资金结算与结转。
审计处:负责资金结算审计、工程项目预算审计、竣工决算审计,按规定出具审计报告书。
第三章 采购组织形式及限额标准
第十条 采购组织形式分为集中采购和零星采购。集中采购分为政府集中采购、学校集中采购;零星采购分为学校统一采购、项目申报单位自行采购。
一、集中采购分类限额标准:
1.政府集中采购限额标准:工程、货物、服务等项目达到20万元及以上;
2.学校集中采购分类限额标准:
工程类单项或零星工程合计5万元及以上、20万元以下,货物类和服务类一次性采购总价2万元及以上、20万元以下的采购项目。货物和服务类项目,单项虽未达到上述标准,但1个月内同类项目采购预算总金额达到以上标准的,也实行集中采购。
二、零星采购分类限额标准:
1.学校统一采购限额标准:工程类合计5万元以下,货物类和服务类一次性采购合计3000元及以上、2万元以下的项目。
2.项目申报单位自行采购限额标准:货物类和服务类一次性采购合计3000元以下的项目。
第四章 集中采购方式与实施
第十一条集中采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、竞争性磋商、单一来源采购、政府采购监督管理部门认定的其它采购方式。
一、公开招标是指学校或由学校委托的招标代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式;
二、邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请三个及以上的法人或者其他组织参加投标的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以依照本规定采用邀请招标方式采购:
1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价的比例过大的。
三、竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以依照本办法采用竞争性谈判方式采购:
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标底或者重新招标未能成立的;
2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;
4.不能事先计算出价格的。
四、单一来源采购是指向供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以依照本办法采用单一来源方式采购:
1.只能从唯一供应商处采购的;
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
3.必须保证原有项目的一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
五、询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并对其提供的报价、质量、服务等进行比较,确定供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。
六、竞争性磋商是指通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交相应文件和报价,采购人从磋商小组评标后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以依照本办法采用竞争性磋商方式采购:
1.政府购买服务项目;
2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;
4.市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;
5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
第十二条 实施集中采购必须具备的条件:
一、采购项目具有学校或上级审批的项目计划;
二、资金来源明确;
三、高科技含量的工程项目、单台(件)10万元以上的大型专业设备、批量20万元及以上的设备、5万元以上的单个软件的采购,需有3人及以上专家论证报告;
四、凡是有采购清单的项目,除特殊情况外,采购清单要有详细技术参数;一般情况不得指定品牌,如果指定品牌必须有三个以上同档次的备选品牌;
五、采购文件齐全、评标办法科学。
第十三条 集中采购程序及要求
一、项目前期论证及申报:
已经列入计划采购项目,由项目申报单位负责拟定项目实施方案,提供相关支持材料等工作。
1.项目实施方案:(1)项目建设的背景、需求和预期目标、项目经费来源、金额及落实情况。(2)项目建设实施场所的情况。(3)使用、管理人员情况。(4)货物类采购项目包括:采购清单、详细的技术规格、技术参数、相关采购需求及投标商资质要求等项目资料;其中,教学、科研及部分专项设备购置,需业务主管部门审核意见。(5)工程类项目须提供详细图纸和工程量清单以及投标商资质要求、项目工期、验收方式的书面建议、项目的工程概(预)算书;(6)服务类采购项目须提供明确和细化的具体服务内容、要求及投标商资质要求等项目资料;(7)项目采购清单按照政府采购目录类别进行分类
2.项目支持材料:包括政策性依据和技术性依据两个方面。
(1)政策性依据:上级部门批复、政府部门收费规定、上级部门政策性文件及校长办公会纪要、常委会纪要、领导重要批示等与项目有关的文件、材料;
(2)技术性依据:大宗物资购置可行性论证报告、政府采购相关资料、单一来源采购相关材料、设备报废报损证明等必要的项目支持材料,进口设备的前期材料;
3.申报时间:经学校相关单位确定的采购项目,需在2个月之内完成项目申报工作,每年9月30日之后不再受理集中采购项目申报材料(受政策性影响除外)。
二、项目审核
1.归口管理单位负责对申报采购项目材料进行审核。审核的主要内容包括:项目预算结构、实施方案、支持材料以及采购清单是否符合政府采购目录分类要求等。
2.审核、确认高科技含量的工程项目、单台(件)10万元及以上、批量20万元及以上的设备、5万元以上单个软件采购项目的专家论证报告,签署审核意见后,报学校分管采购部门领导审批。
3.涉及采购进口物资与设备的项目,由项目归口管理单位负责按程序申报,并办理审批手续。
4.审核采购项目控制价。工程类项目,由审计处负责控制价审计。
5.项目审核完成后,由归口管理单位报送采购与招投标办公室组织采购。
三、 招标采购
(一)招标采购前期工作:
1.确定采购方式:政府集中采购项目由采购与招投标办公室根据国家有关规定确定采购方式,纳入政府采购的项目上报省财政厅审批;
2.编制采购文件:
采购文件应当包括项目的技术要求、对响应供应商资格审查的标准、报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。
国家对采购项目的技术、标准有规定的,应按照其规定在采购文件中提出相应要求。采购项目需要划分标段的,应当合理划分标段并在采购文件中载明。
采购文件中的技术条款,由项目申报单位和项目归口管理单位根据项目的技术方案制定,并由项目申报单位的项目责任人签字确认。采购文件中的技术条款,不得要求或者标明特定的生产商家以及具有倾向或者排斥潜在响应供应商等内容。除特殊情况(只有唯一生产商家)不得指定单一品牌、规格、型号;必须要求品牌的需有同档次备选品牌三个及以上。
采购文件中的评分标准,由采购与招投标办公室与项目申报单位、项目归口管理单位依据实际需求及相关规定制定。
(二)发布招标公告:政府集中采购项目由招标代理机构和采购与招投标办公室按照规定发布招标公告,学校集中采购项目由采购与招投标办公室按规定发布招标公告。 
(三)资格审查:需要进行资格预审的项目,政府集中采购项目由招标代理机构负责组织,学校集中采购项目由采购与招投标办公室负责组织。
(四)开标、评标、定标
1.评标应当在文件确定的提交响应文件截止时间的同一时间公开进行,开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
政府集中采购项目评标由代理机构组织,政府相关部门和采购与招投标办公室监督。
学校集中采购项目评标由采购与招投标办公室组织、监督。
2.开标、唱标。开标按招标文件规定的时间和程序公开进行。
3.抽取评标专家。评标前,政府集中采购项目在采购与招投标办公室监督下、学校集中采购项目在项目申报单位监督下,按规定抽取专家。
4.评标、定标。评标由评标专家小组依据事先制定的评标办法进行。
5.成交供应商确定之后,由采购与招投标办公室在成交候选人确定后7日内向项目归口管理单位及成交供应商发出成交通知书,并将所有项目资料交项目归口管理单位。
四、合同起草、审核、签订、备案
1.项目归口管理单位根据成交通知书、采购文件、响应文件等相关材料,拟订合同条款,按合同签订审批程序,自成交通知书发出之日起30日内完成合同签订;成交供应商收到成交通知书后,不能在规定时限内交纳履约保证金和签订合同的,按相应规定处理。
2.采购合同在履行中,项目申报单位如需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,提出书面报告,经归口管理单位、采购与招投标办公室审核同意后,可按程序与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
3.合同签订之日起3个工作日内,项目归口管理单位将采购合同原件一份报送采购与招投标办公室,按规定程序存档备案。
五、项目实施
1.成交供应商必须按照合同约定履行义务,完成中标项目。成交供应商不得向他人转让中标项目,也不得将中标项目分解后分别向他人转让。
2.成交供应商按合同约定或经招标人同意,可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成。接受分包的人应当具备相应的资格条件,并不得再次分包,成交供应商应当就分包项目对招标人负责,接受分包的人就分包的项目承担连带责任。
3.货物类项目由申报单位、归口管理单位督促供应商严格履行合同,按时供货,核实到货清单、货物数量是否与采购清单一致。
4.服务类项目由申报单位按照合同约定,要求供应商提供相应服务,确保合同内容的完全履行。
5.工程类项目由归口管理单位和项目申报单位,按工程类项目相关政策规定组织实施。
六、项目验收
供应商履行合同后,由项目申报单位和项目归口管理单位按资产验收管理办法及相关规定组织验收。
七、结算
采购项目在验收合格后,由财务部门根据有效合同、验收报告或实物验收单按规定办理资金结算。
八、资料汇总、存档。
项目归口管理单位负责对项目的相关资料汇总并妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或销毁。项目资料应按学校档案管理的有关规定及时、完整交学校档案室存档。
第五章 零星采购方式与实施
第十四条 零星采购方式包括:学校统一采购、项目申报单位自行采购两种方式。
第十五条 学校统一采购方式及实施
一、学校统一采购除集中采购方式外,还包括协议供应商采购、电商平台采购、询价采购等方式。
符合条件的工程、货物、服务类零星采购项目,由采购与招投标办公室确定具体的采购方式。
二、学校统一采购程序
1.申报:在落实资金来源前提下,由项目申报单位填报《湖北民族学院零星采购项目审批表》,报送项目归口管理单位。其中,属于固定资产范围的采购项目实行定期申报,其余项目的零星采购可适时申报。
2.审核:归口管理单位负责对申报采购项目材料进行审核,按政府采购目录分类汇总后报送采购与招投标办公室。
3.采购:按《湖北民族学院零星采购项目审批表》相关要求及批复,由采购与招投标办公室确定采购方式。除部分特殊科研项目及科研科技人员在城外开展科研购买物品、服务等特殊情况外,均通过学校电子采购平台选定协议供货商。
4.验收:由项目归口管理单位按验收管理办法及行业管理相关规定执行。
5.结算:由财务部门按相关规定审核办理资金结算。
第十六条 项目申报单位自行采购方式及实施按照归口管理单位的相应规定进行。
第六章 监督检查
第十七条 学校采购与招标工作接受省级财政、审计和教育行政主管部门监督检查;学校财务、审计处、监察处等部门应加强对学校采购与招标活动的内部监督与检查。
第十八条 采购与招标办公室应加强对承办单位组织采购活动的检查,采购人与供应商有利益关系的,实行回避制度,建立单位内部监管与控制机制。
第十九条 任何单位和个人均有权对学校采购与招投标活动中的违规违法行为向学校纪委、监察处投诉、检举。学校纪委、监察处依纪依法受理、处理。
第七章 责任追究
第二十条 采购活动中有下列行为之一的,对有关责任人员予以通报批评:
(一)项目申报单位、归口管理单位及相关单位未按相关程序及规定的时间内完成采购项目的;
(二)相关工作人员未认真履行工作职责造成采购项目未按规定时间实施或无法实施的;
第二十一条 采购活动中有下列行为之一的,对有关责任人员按相关规定追究责任:
(一)依法必须进行招标的项目不招标,将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的;
(二)应公开招标的项目不按规定进入综合招投标中心或其他招标服务机构招标投标或者不按法律、法规、规章规定的招标投标程序进行规范运作的;
(三)按规定需要履行招标项目审批、备案手续不履行的;
(四)违反规定自行组织招标或者委托没有招标代理资格的机构以及委托超出代理范围的机构代理招标的;
(五)应当公开招标的项目,未经批准擅自采用其他采购方式,或者不发布招标公告,不通过国家、省人民政府指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告的;
(六)以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人,对潜在投标人实行歧视待遇,强制要求投标人组成联合体共同投标,或者限制投标人之间竞争的;
(七)向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量,或者可能影响公平竞争的其他情况的;
(八)在确定中标人前,与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行协商谈判的;
(九)在评标委员会依法推荐的中标候选人以外确定中标人,不按照中标候选人排名顺序确定中标人,或者依法必须进行招标的项目在所有投标被评标委员会否决后自行确定中标人的;
(十)不按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同,或者与中标人再行订立背离合同实质性内容的其他协议的;
(十一)与招标代理机构、招标服务机构或者投标人串通招标投标,损害学校利益、社会公共利益或者他人合法权益的;
(十二)在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;
(十三)在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的;
(十四) 作为评委,应当回避而不回避的;与其他评标委员会成员相互串通或者与招标人、投标人、招标代理机构、招标服务机构串通,评审结果显失公平、公正的;
(十五) 在合同签过程中,因违反《湖北民族学院经济合同管理办法》等原因,给学校造成损失或不良影响的;
(十六) 在验收工作中,因违反《湖北民族学院资产验收管理办法》等原因,给学校造成损失的;
(十七) 在采购资金结算工作中,因违反规定等原因,给学校造成损失的;
(十八)采购档案保存、移交过程中,因违反《湖北民族学院采购与招投标档案管理办法》等原因,造成档案损毁、遗失的;
(十九)其他影响采购活动正常进行的行为。
第二十二条  对违反《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及相应法规、规定,情节严重构成犯罪的,移送司法机关依法处理。
第二十三条 招标代理机构在学校采购活动中有违反《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及相应法规的,取消其在学校的招标代理资格,停止其为学校的招标代理活动,给学校造成损失的,应依法赔偿。对其违法行为,依法报送有关部门处理。
第八章 附 则
第二十四条 校内独立核算单位开展经营及服务的项目由独立核算单位按相关规定自行采购;政府有关职能部门规定的有关政策性收费项目不属学校采购范围,由相关部门根据政策规定、按财务审批权限监督执行;主管部门在学校监督部门监督下与政府职能部门协商确定收费金额并经主管领导签字同意后执行;对其它特殊项目,在办理采购审批手续后由学校采购与招投标办公室按程序进行采购。
第二十五条 湖北民族学院科技学院参照本办法制定管理办法执行。湖北民族学院附属民大医院、湖北民族学院后勤产业集团参照本办法制定相应管理办法,报学校审批后执行。
第二十六条 本办法由学校采购与招投标办公室负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起执行,鄂民院发〔2011〕19号和鄂民院发〔2010〕15号文件同时废止。
 
 
                                                  
                                                                                     湖北民族学院院长办公室        2016年3月22日印发
                                                  
 
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